Który proces w firmie warto zautomatyzować?

Poszukaj pracy, która wraca

Zapytanie wpada na maila. Ktoś czyta wiadomość, szuka danych klienta, przepisuje kilka informacji do systemu i przekazuje sprawę dalej. Następnego dnia robi to ponownie. W takim ciągu czynności warto poszukać pierwszego projektu automatyzacji.

Zacznij od rozmowy z osobą, która wykonuje tę pracę. Poproś, żeby pokazała ostatnią sprawę: od momentu, gdy do niej trafiła, do zakończenia. Zwróć uwagę na przeklejanie danych, szukanie informacji i czekanie na decyzję. Dopiero wtedy wybierz fragment, który chcesz usprawnić.

Pomocne bywa również przejrzenie historii zdarzeń w używanych systemach. Microsoft opisuje analizę takich zapisów jako sposób poznawania rzeczywistego przebiegu procesów. Przy prostym zadaniu pierwszy obraz możesz jednak zbudować, obserwując pracę i rozpisując jej kolejne kroki. Nie musisz zaczynać od zakupu kolejnego programu.

Oddziel czynności według tego, czego wymagają

W jednym procesie mogą występować różne zadania. Przeniesienie adresu e-mail z formularza do odpowiedniego pola ma jasne reguły. Odczytanie swobodnej wiadomości i rozpoznanie, o co prosi klient, wymaga interpretacji. Uzgodnienie niestandardowych warunków współpracy wiąże się z odpowiedzialnością za decyzję.

Rozpisz te kroki osobno. Dzięki temu łatwiej ustalisz, gdzie wystarczy zwykła integracja, gdzie warto przetestować model językowy i gdzie potrzebna jest osoba podejmująca decyzję. Nazwa technologii może pojawić się na końcu tej rozmowy.

Przykładowo: system może rozpoznać temat zapytania i przygotować podsumowanie dla handlowca. Cenę oraz ostateczną odpowiedź zatwierdza człowiek. To przykład projektowy, a nie opis konkretnego wdrożenia lub obietnica wyniku.

Wypełnij kartę jednego procesu

Wybierz jeden powtarzalny ciąg czynności i opisz go poniższymi zdaniami. Jeśli przy którymś brakuje odpowiedzi, zapisz niewiadomą. Będzie potrzebna do ustalenia zakresu.

• Początek: co uruchamia zadanie — wiadomość, formularz, dokument czy zdarzenie w systemie?
• Dane wejściowe: skąd pochodzą informacje i kto może z nich korzystać?
• Przebieg: co kolejno robi pracownik i w jakich narzędziach?
• Wynik: co ma istnieć po zakończeniu — zapis w CRM, podsumowanie, dokument czy przygotowana odpowiedź?
• Skala: jak często zadanie wraca i ile pracy wymaga w zwykłej oraz trudniejszej sprawie?
• Wyjątki: kiedy standardowa ścieżka przestaje wystarczać?
• Błąd: co się stanie, jeśli system źle odczyta dane albo wykona niewłaściwą czynność?
• Odpowiedzialność: kto sprawdza wynik i kto zajmie się procesem po wdrożeniu?

Taka karta pomaga zamienić ogólne „potrzebujemy AI” w zadanie, które da się omówić z wykonawcą. Pokazuje też zależności, których nie widać na krótkiej prezentacji narzędzia.

Zmierz całą obsługę sprawy

Zapisz czas potrzebny na wykonanie zadania obecnym sposobem. Uwzględnij poprawki, doprecyzowania i szukanie brakujących informacji. Później tak samo policz pracę przy rozwiązaniu testowym: także sprawdzanie wyniku, ręczne poprawki i obsługę wyjątków.

System może szybko przygotować odpowiedź, którą pracownik musi długo weryfikować. Może też sprawnie obsługiwać proste sprawy, a wszystkie pozostałe kierować do jednej osoby. Obie sytuacje trzeba zobaczyć, zanim uznasz projekt za oszczędność czasu.

Wybierz miarę pasującą do zadania: czas obsługi sprawy, liczbę poprawnie przeniesionych danych, liczbę poprawek lub spraw, które udało się zakończyć. Ustal również, jaki wynik uzasadni dalszą pracę. Próg powinien wynikać z potrzeb Twojej firmy.

Wybierz fragment, który da się sprawdzić

Dobry pierwszy zakres ma rozpoznawalny początek i koniec, dostępne dane oraz osobę odpowiedzialną za ocenę. Możesz na przykład testować samo przygotowanie podsumowania zapytania, zanim połączysz system z wysyłką odpowiedzi i kolejnymi działaniami.

Większy zakres bywa uzasadniony, ale wymaga sprawdzenia większej liczby zależności. Na początek potrzebujesz przede wszystkim informacji, czy wybrany fragment działa wystarczająco dobrze w Twoim procesie.

Kiedy najpierw uporządkować pracę?

Jeśli każdy pracownik wykonuje zadanie inaczej, nie wiadomo, która baza jest aktualna, a sposób zakończenia sprawy zależy od nieopisanych ustaleń, zacznij od wyjaśnienia tych kwestii. Wykonawca potrzebuje reguł i przykładów, żeby wiedzieć, jaki wynik jest poprawny.

Przygotuj wypełnioną kartę, przykładowy przebieg oraz listę używanych systemów. Materiały do pierwszej rozmowy mogą być zanonimizowane lub syntetyczne. Na tej podstawie można ocenić wykonalność, ustalić zakres próby i zdecydować, czy AI jest przydatną częścią rozwiązania.